私署証書認証【代理自認】とアポスティーユのお手伝いをしました。

　こんにちは。相模原市のふちのべ行政書士事務所です。
今回は地元の相模原市南区の企業様からのご依頼で、代理自認とアポスティーユを行ったお話です。
海外での支社設立のための必要書類に「私署証書認証（私文書の認証）【代理自認】」と「アポスティーユ」、それに加え日本の印鑑証明書など日本の公文書に対するアポスティーユを行いました。

　私署証書の認証（公証役場で行う私文書の認証）とは、その文書になされた署名や押印が本人のものであることを公証人が証明する手続きです。
これにより、その文書が作成者の意思に基づいて正当に作成されたことが強く推定され、文書の信用性が高まります。
海外の機関に提出する書類（委任状、宣誓供述書など）に求められることが多く、提出先によっては外務省の公印確認やアポスティーユが別途必要になる場合があります。

　代理自認とは、署名者本人に代わり、代理人が公証人の面前で文書の署名・捺印が本人のものであると認める手続きで、公証役場での私署証書認証（私文書の認証）に利用されます。

　アポスティーユとは、簡単に言うと「日本の公文書（戸籍謄本や印鑑証明書など）が、間違いなく日本の公的機関によって発行された本物である」と、日本の外務省が証明してくれる制度のことです。
海外で手続き（会社設立、ビザ申請など）をする際に、日本の書類をそのまま提出しても、現地の担当者はそれが本物かどうか判断できません。そこで、外務省が「これは本物ですよ」という証明（付箋状のスタンプ）を貼ることで、スムーズに受理されるようになります。

　そして、今回は「私文書認証のワンストップサービス」を利用しました。これは、あらかじめ公証人の証明と外務省の公印確認証明又はアポスティーユの付いている認証文書を作成することができますので、法務局や外務省へ行くことなく、公証役場の窓口だけで一度に完了できる仕組みです。
普通は、これらを別々に申請すると数日〜1週間程度かかりますが、このサービスを利用すれば公証役場へ1回行くだけで手続きが完結するとのことです。ただし、すべての公証役場で利用できるわけではなく、対応できる公証役場が限られていることに注意が必要です。

　実際の対応の流れですが、公証役場に「遺言証書」や「定款」と同じく、事前に「私文書」の原案をメールなどで送り、公証役場に確認を行っていただきます。認証ができるとの確認ができましたら、実際に公証役場に文書を持って訪問して認証を受けます。本当に１箇所で済みました。日々アポスティーユ申請を外務所に送っていたことを考えると、ちょっと感激です。かかった時間もトータルで１時間少々です。

　その一方で、印鑑証明書など日本の公文書に対するアポスティーユは上述の通り外務所の案内にしたがって郵送申請し、アポスティーユ付きの公文書が返送されるのを待ちます。今回の例ですとおおよそ１週間くらいかかりました。

　海外の機関に提出する書類の「私署証書認証（私文書の認証）【代理自認】」と「アポスティーユ」は、ぜひ当事務所にご相談ください。
特に、ご要望の私署証書認証に対応している公証役場を探すのは、一般の方ですと一苦労かと思います。

それではまた。

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